中国华电集团有限公司档案数字化实施细则（试行）

### 第一章  总  则

**第一条**  为规范中国华电集团有限公司（以下简称集团公司）档案数字化工作，明确档案数字化技术和管理要求，确保数字档案格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，根据国家、行业对档案数字化工作的相关标准及集团公司档案工作有关规定，结合工作实际，制定本实施细则。

**第二条**  本细则适用于集团公司总部及系统各单位档案数字化实施工作。

**第三条**  本细则所称档案数字化是指利用扫描仪、照相机、计算机等设备和技术，对纸质、录音、录像、实物、缩微胶片等传统载体档案等进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像、数字音视频、数字文本文件，并按照内在联系，建立起目录数据与之关联的处理过程。

**第四条**  各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展档案数字化工作。

**第五条**  数字化加工过程中应采取有效的管理和技术手段，真实反映档案内容，确保档案数字化成果的质量，最大程度地展现档案原貌。

**第六条**  数字化加工过程中应加强档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。采取外包方式进行档案数字化工作的单位应确保档案数字化加工过程合法、安全、可控，各单位严禁将涉及国家秘密的档案进行数字化加工。

**第七条**  需要档案数字化工作外包的单位,应从数字化加工企业的相关资质、技术能力、工作经验等方面进行审查，与符合条件的档案服务企业签订委托协议和保密协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。

### 第二章  组织与管理

**第八条**  各单位应对档案数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理，加强安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。

**第九条**  应配备具有相应知识水平和业务技能的工作人员,并保证项目团队成员具有一定的稳定性。通过科学规范的管理制度,对工作人员进行规范化管理，加强对外聘工作人员的审核。

**第十条**  应制定科学化、规范化的管理制度,对岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理进行明确规范并严格执行。

**第十一条**  应在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,确保档案数字化工作达到预期目标。

**第十二条**  应依据相关的法律法规和各类技术标准,明确各门类档案数字化工作流程和各环节操作规范，加强档案数字化工作的全流程安全管理，建立问题反馈机制，确保数字化成果质量。

**第十三条**  根据情况制定符合实际要求的档案数字化工作文件,加强对数字化工作的管理。采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。数字化工作过程中形成的工作文件应整理、归档。

**第十四条**  采取外包方式实施时，各单位应指派专门人员参与档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

**第十五条**  采取外包方式实施的单位在项目实施过程中,应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）,从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

### 第三章  场地与设备

**第十六条**  档案数字化加工一般配备专用加工场地。需要档案数字化外包的单位，一般应选择在本单位的办公地点。

**第十七条**  加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。视频监控系统一般应由专人负责。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放记录。

**第十八条**  档案数字化加工所需的计算机等各种硬件设备、软件系统和档案装具等，应符合国家相关法律法规和标准的要求。其中，软件系统应为正版软件，数据安全与网络监控软硬件须通过国家安全认证，禁止安装其他无关软件，数字化加工设施设备不得与互联网连接。档案数字化外包的单位对档案数字化设备管理应符合DA/T 68.2《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》的要求。

**第十九条**  应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络、存储条件等选择相应的信息采集设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证采集后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

### 第四章  基本环节

**第二十条**  档案管理部门应按照数字化工作方案确定的数字化对象，经相关负责人批准，与档案数字化加工人员共同清点无误后，办理交接出库手续。

**第二十一条**  档案数字化的基本环节主要包括数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描或信息采集、图像或音视频处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

**第二十二条**  各单位纸质档案、录音录像档案、照片档案、实物档案、缩微胶片的数字化工作应按照流程指引（见附1）开展。

**第二十三条**  存储档案数字化成果的光盘宜选用档案级光盘，档案数字化光盘标识要求见附2。

**第二十四条**  档案数字化工作完成后，按照档案入库相关要求，对调取并进行数字化处理的出库档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。相关登记表见附3-6。

### 第五章  奖  惩

**第二十五条**  对档案数字化工作做出突出贡献的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

**第二十六条**  违反本细则的单位和个人，根据国家相关法律法规及集团公司相关规定予以处理。

### 第六章  附  则

**第二十七条**  本实施细则由集团公司办公室会同企业管理与法律事务部负责解释。

**第二十八条**  本细则引用的标准规范均为现行有效版本。

**第二十九条**  本细则自印发之日起施行。