深圳市市级党政机关单位电子公文归档与电子档案移交接收办法

> 深圳市市级党政机关单位电子公文归档与电子档案移交接收办法（2024年修订）

**第一条** 为规范电子公文归档与电子档案移交接收工作，确保电子公文的真实、完整、可用和安全，根据《机关档案管理规定》《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022）等有关规定，制定本办法。

**第二条** 本办法适用于列入市档案馆进馆范围的市级机关、团体、国有企业事业单位非涉密电子公文的归档、整理和移交。其他机关和企业事业单位可参照执行。

涉密电子公文的归档、整理和移交办法另行制定。

**第三条** 本办法所称电子公文，是指以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。

本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息。

本办法所称原生性电子公文，是指在计算机系统中直接形成的、其信息的最初形态是数字形式的电子公文；数字化公文，是指原始形态是传统载体文件的、经由数字设备从源文件转换形成的公文；混合性公文，是指同一文件在形成和流转过程中，部分内容在计算机系统中直接形成、部分内容由传统载体文件转换形成的公文。

**第四条** 市档案局负责市级党政机关电子公文归档和电子档案管理工作的监督指导；市档案馆根据电子档案移交与接收有关规定明确电子档案的移交进馆要求，负责开展电子档案接收进馆及指导服务工作；各立档单位负责本单位的电子公文归档和电子档案管理工作，并按规定向市档案馆移交电子档案。

**第五条** 电子公文的归档范围和档案保管期限表参照纸质文件材料的归档范围和档案保管期限表执行。

**第六条** 应归档电子公文元数据需与电子公文一并收集归档。元数据包括描述电子公文和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。元数据的节点数据定义应符合本办法要求（见附件1）。

**第七条** 电子公文系统建设单位应在电子公文系统开发和部署预归档模块，嵌入档案分类方案、归档范围与保管期限表和整理规则。在电子公文形成、办理过程中，预归档模块应能随时齐全、完整地捕获或录入拟归档电子公文及其元数据并进行初步整理。

**第八条** 市档案馆负责建设集中式电子档案管理系统，各单位电子公文系统可与之对接，以便对本单位预归档电子公文进行接收、管理和移交。

电子公文形成单位（以下简称形成单位）根据《深圳市档案局关于推进机关数字档案室建设工作的通知》自建电子档案管理系统的，应当做好与深圳市档案馆数字档案馆系统（以下简称市数字档案馆）的对接，以确保形成的电子档案可在线移交至市数字档案馆。

**第九条** 电子公文归档移交是指各单位将电子公文系统形成的电子公文归档至电子档案管理系统，再按要求将电子档案移交给市档案馆的全过程，可分为前期准备、电子公文归档和电子档案移交三个阶段（具体流程图见附件2）。

**第十条** 预归档模块捕获或录入电子公文后，对于不符合归档格式要求（见附件3）的电子公文应进行格式转换，以满足归档电子公文保存和利用的需求。

**第十一条** 电子公文一般以件为单位进行整理，并保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联，整理质量应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的有关要求，同时满足以下条件：

（一）电子公文件内文件构成及排序是：来文按收文处理表、正本、相关附件排列，发文按正本、相关附件、发文处理表、定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）排列。

（二）正本、收发文处理表、定稿（仅发文）为电子公文的组成部分，缺一不可；可根据需要归档集中记录修改过程的彩色留痕稿；因特殊原因需容缺归档的，应在归档时说明缺失内容及缺失原因。

（三）对于部分未在电子公文系统产生或进行流转的内容，应通过电子文件上传、数字化扫描等方式上传至系统并著录元数据，以保证电子公文的完整。著录的元数据应满足附件4要求，命名应满足附件5要求。

（四）纸质文件数字化原则上应采用彩色扫描，文字分辨率不小于300DPI、图纸分辨率不小于200DPI，内容清晰可读且与纸质文件完全一致。

（五）电子公文及其元数据不应带有非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施。

（六）电子公文整理完毕后，系统将自动采集相关著录信息形成目录，经办人应对采集的信息尤其是标题、文号、成文日期、页数等进行复核。对含有音频、视频、网页、大型表格等无法统计页数的，可不计入文件总页数，但整理时应在备注中说明，如“总页数不含附件1《关于XX的统计表》”；对录入的纸质档案，应在备注栏说明“第X页有纸质原件”。

（七）一份电子公文形成一个电子文件夹，同一批次归档的多份电子公文形成一个归档信息包。电子文件夹可以“公文标识”或“临时档号”命名；归档信息包以“全宗号—档案门类代码·年度—四位流水号”命名,结构应符合附件6要求。

**第十二条** 电子公文形成或办理部门原则上应在电子公文办理完毕后对具有保存价值的电子公文进行实时归档；确因客观原因无法做到实时归档的，应在办理完毕后3个工作日内完成归档。电子公文整理完毕后，形成或办理部门应及时向档案部门移交。移交前，应对电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测（检测要求见附件7），检测合格后按照附件8进行登记并移交给电子档案管理系统。

**第十三条** 单位档案人员应利用电子档案管理系统，及时对接收的归档信息包进行自动或半自动检测、编号、编目和人工复核。电子公文可以由系统生成归档章样式，或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

**第十四条** 单位档案人员应在每年6月底前对本单位上年度电子文件归档情况进行检查，对尚未进行归档或不符合归档要求的文件，应督促及时按要求归档。全部文件归档后，档案人员应将属于市档案馆接收范围的电子档案目录数据、内容数据和元数据等电子档案数据形成电子档案移交信息包,结构应符合附件6要求。

**第十五条** 列入市档案馆进馆范围的电子档案，形成单位应在电子公文形成之日起5年内向市档案馆移交。有特殊要求的电子档案，可以提前移交或者延长移交期限。移交前，形成单位应对电子档案移交信息包进行复查，以确保电子档案及其元数据符合要求。

**第十六条** 数字化公文、混合性公文对应的纸质档案应按深圳市档案馆档案接收标准进行整理和移交，纸质档案应与对应的电子公文使用同一个档号、同一套目录。

**第十七条** 已经应用办公自动化系统实施电子公文全流程无纸化处理的单位，所形成的电子档案符合四性检测、可信存储和验证等要求，能够采取管理措施和技术手段确保电子档案始终在受控、可信赖环境下安全存储、保管和利用的，除法律、行政法规另有规定外，可仅以电子形式归档和移交。未满足上述要求的，可以根据市档案馆相关要求移交纸质档案及其数字化成果，也可以移交纸质档案及符合要求的电子档案。

**第十八条** 电子档案移交时，应同步移交归档文件目录（格式见附件9）和全宗指南、组织沿革、大事记、整理说明、档案交接文据等程序文件（电子档案交接登记表见附件10）。其中整理说明应包含电子文件收集整理、安全检测情况及检查时间等内容。

**第十九条** 电子档案移交可采取在线和离线移交两种方式，在线移交采取标准接口对接方式（在线归档数据接口见附件11）。离线移交可采用移动硬盘、档案级光盘等方式。

**第二十条** 市档案馆接收电子档案时，应当对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性和整理质量进行检查，检查合格且导入系统后方可办理交接手续。交接文据一式两份，双方签字、盖章后各留存一份。

**第二十一条** 电子档案交接完成后，形成单位应将已移交的电子档案在本单位至少保存5年，市档案馆应将接收的电子档案载体至少保存5年。

**第二十二条** 本办法由深圳市档案局、深圳市档案馆负责解释。

**第二十三条** 本办法自2025年1月1日起施行，《深圳市市级党政机关单位电子公文归档与电子档案移交接收办法（试行）》（深档发〔2022〕11号）同时废止。