ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范

> DA/T 104—2024
2024-08-16 发布
2025-02-01 实施
国家档案局 发布

## ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范

### 1 范围
本文件规定了企业资源计划（以下简称ERP) 系统（包括采购、物料、生产计划、质量、销售、设备、项目管理等子系统）的电子文件收集、整理、归档和电子档案保管、存储、统计、利用、鉴定与处置等要求。本文件适用千ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作。

### 2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用千本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 29194 电子文件管理系统通用功能要求
GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求
DA/T 13 档号编制规则
DA/T 38 档案级可录类光盘CD-R 、DVD-R 、DVD+R 技术要求和应用规范
DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求
DA/T 74 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R) 技术要求和应用规范
DA/T 75 档案数据硬磁盘离线存储管理规范

### 3 术语和定义
下列术语和定义适用千本文件。
3.1
ERP系统enterprise resource planning system
对企业物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。
注：一般包括采购管理、物料管理、生产计划管理、质量管理、销售管理、设备管理、项目管理、会计管理、人力资源管理等子系统。
3.2
ERP系统电子文件enterprise resource planning system electronic document
ERP系统(3.1) 形成、传输和存储的各种数字格式信息记录。
3.3
ERP系统电子档案enterprise resource planning system electronic archives
具有凭证、参考和保存价倌并归档保存的ERP系统电子文件(3.2) 。

### 4 总体要求
4.1 使用ERP系统的单位应建立和完善ERP系统电子文件的收集、整理、归档和电子档案保管、存储、统计、利用、鉴定、处置等管理制度，采取可靠的技术和措施，确保ERP系统电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。
4.2 应将ERP系统电子文件归档和电子档案管理工作纳入档案、业务、信息化、保密等相关部门和人员岗位职责，明确分工、相互协作。
4.3 ERP系统、电子档案管理信息系统及其运行网络的安全防范，应符合国家网络安全等级保护有关的要求。
4.4 符合国家有关规定形成（或接收）并按照本文件管理的ERP系统电子文件，可仅以电子形式归档保存。

### 5 职责
#### 5.1 档案部门
5.1.1 会同业务部门确定ERP系统电子文件的归档范围和电子档案保管期限。
5.1.2 参与ERP系统建设，提出ERP系统电子文件归档功能、归档方式、归档格式、归档时间和“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）检测等要求。
5.1.3 负责ERP系统电子档案的保管、存储、统计、利用、鉴定与处置，并对ERP系统电子文件归档工作进行指导和监督。
#### 5.2 业务部门
5.2.1 协助档案部门确定ERP系统电子文件的归档范围与电子档案保管期限。
5.2.2 负责ERP系统电子文件收集、整理、移交归档工作。
5.2.3 配合档案部门开展ERP系统电子档案鉴定工作。
#### 5.3 信息化部门
5.3.1 负责将ERP系统电子文件归档功能建设和电子档案管理信息系统建设列入企业信息化规划，并组织实施。
5.3.2 负责为ERP系统电子文件归档功能和电子档案管理信息系统提供开发、运行维护等技术支持。
#### 5.4 保密部门
负责ERP系统电子文件归档和电子档案管理过程中相关保密工作的监督与检查。

### 6 收集
#### 6.1 收集范围
6.1.1 根据企业实际情况确定ERP系统电子文件归档范围（见附录A) ，并按归档范围进行收集。
6.1.2 ERP系统电子文件及其组件应齐全、完整，内容信息与其形成时保持一致。
6.1.3 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
#### 6.2 元数据收集
6.2.1 ERP系统电子文件收集时应完整捕获元数据，元数据项的设置见DA/T 46 ，企业可根据情况自行扩展元数据。
6.2.2 元数据的捕获方式和捕获节点应在ERP系统和电子档案管理信息系统设计与开发过程中进行规划和实现。
#### 6.3 收集时间
业务单据和报表办结后1个月内完成收集，其他电子文件收集时间不应晚千次年6月30日。
#### 6.4 归档格式
6.4.1 ERP系统电子文件应形成相应独立格式的电子文件进行归档。
6.4.2 ERP系统归档电子文件的格式应具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用性，以通用格式收集、归档或转换成通用格式归档，归档格式要求如下：
a) 结构化数据可转换为符合归档要求的版式文件，或以XML、XLS、DBF等格式的文件归档，为方便解析和统计，以版式文件归档时可同步归档XML文件；
b) 二维图样文件以原始格式和ODF/A或PDF/A格式同时归档，三维数模文件以原始格式和STEP及轻最化可视化格式同时归档。
#### 6.5 收集方式
ERP系统生成归档信息包，通过接口自动收集，接口方案见附录B。
#### 6.6 接收
6.6.1 接收时应对归档信息包进行“四性“检测，检测内容和方案按照DA/T 70 相关规定执行。
6.6.2 检测不合格的归档信息包应拒收，并向ERP系统发送拒收原因，业务部门核实修正后重新推送。
6.6.3 对通过检测的归档信息包进行解析，将元数据、电子文件、各类关联关系按照约定规则写入电子档案管理信息系统。

### 7 整理
#### 7.1 组件
7.1.1 应遵循文件材料形成规律进行组件，参照如下规则：
a) 凭证及附件组成一件；
b) 采购询价单、报价单组成一件；
c) 需审核的业务单据与审核单组成一件；
d) 合同及附件组成一件；
e) 设备检（维）修相关业务单据按次组件；
f) 固定资产卡片按固定资产编号组件，同一编号的固定资产卡片组成一件；
g) 项目范围的定义文件和变更文件组成一件。
7.1.2 件内文件一般按照业务单据在前、关联单据在后的顺序排列。凭证在前，附件在后；采购询价单在前，报价单在后；审核单在前，需审核的业务单据在后；合同在前，附件在后；项目范围的定义文件在前，变更文件在后；关联多种业务单据的，按照业务流程先后排序。
7.1.3 文件题名可按“责任者十文件编号（或日期）＋业务子系统十业务单据（或报表）名称＂的规则自动编制（见示例）。
示例： XX公司0000575771 生产计划订单。
#### 7.2 保管期限划分
7.2.1 ERP系统电子文件归档时应划定保管期限，保管期限分为永久和定期，定期一般为30年和10年，具体见附录A 。
7.2.2 电子文件名称与附录A 不一致或未列出的，参照相关门类档案管理规定划分保管期限。
#### 7.3 分类
7.3.1 分类规则
ERP系统电子文件可独立形成ERP系统电子档案类集中管理，也可根据其内容归入相应档案门类管理。
7.3.2 集中管理
7.3.2.1 分类方法
电子文件可按业务子系统、文件类型、年度等实施多级分类。以制造业为例，参照如下规则。
a) 按业务子系统分类，即按照产生ERP系统电子文件的业务子系统分类（见表1) 。

![](/media/202411/PixPin_2024-11-08_22-42-41_1731076974.png)

b) 按年度分类，即按照ERP系统电子文件的形成年度分类。
c) 按文件类型分类，即按照ERP系统电子文件反映的文件类型分类（见表2) 。

![](/media/202411/PixPin_2024-11-08_22-43-54_1731077044.png)

7.3.2.2 分类方案
集中管理可按照以下方法进行分类：
a) 业务子系统（或文件类型）—年度分类法；
b) 年度—业务子系统（或文件类型）分类法；
c) 业务子系统—文件类型—年度分类法；
d) 年度—业务子系统—文件类型分类法。
7.3.3 归类管理
对ERP系统电子文件实行归类管理的，按照相应门类分类方法进行分类。
#### 7.4 组卷
7.4.1 实行集中管理的宜以卷为单位管理，归入相应门类的可按照相应门类的管理方法选择以件或卷为单位管理。
7.4.2 实行集中管理的ERP系统电子文件宜按时间组卷，规则参照如下：
a) 业务单据一般按月进行组卷；
b) 业务报表可按业务子系统分别按月、季、半年、年组卷；
c) 其他可按业务子系统结合年度组卷。
7.4.3 归入相应门类管理的电子文件应与其所属门类的其他电子文件一并整理。以卷为保管单位的，组卷规则参照7.4.2 ，结合相应门类的电子文件整理要求进行。
7.4.4 卷内文件一般按照形成时间顺序排列，订单、合同、凭证等有编号的电子文件按照编号顺序排列。
7.4.5 案卷按分类进行排序，同一子类按照形成时间顺序排列。
#### 7.5 编号
7.5.1 按照卷内文件排列顺序编制卷内序号，不必编制页号。
7.5.2 按照DA/T 13的相关规定编制档号，档号格式为“［全宗号］－分类号－案卷号（或件号）”，中间用“-”隔开。分类号由分类方案给定，案卷号根据案卷排序规则自动编制，案卷号和件号为流水号，由4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。
#### 7.6 编目
7.6.1 应自动生成目录，包括案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录，并按规则自动建立案卷、文件之间的关联关系。
7.6.2 题名宜简明扼要，准确反映案卷或文件的内容。案卷以月度为周期组卷的，题名可按“责任者+年度+月度+业务子系统+业务单据（或报表）名称”的规则自动编制（见示例）。
示例： XX 公司2021 年6 月生产计划订单。
7.6.3 保管期限按卷内文件的最长保管期限填写。
#### 7.7 归档
7.7.1 对整理阶段划定的保管期限、分类结果及排序等内容进行审核和确认，修正不合理或不准确的，并及时完成入库确认。
7.7.2 按批次或归档年度形成电子文件归档登记表（见GB/T 18894—2016 附录A 的表A.l) 。

### 8 存储
#### 8.1 在线存储
8.1.1 应在电子档案管理信息系统设计开发时进行在线存储方式规划，并配备相应的软硬件设备。
8.1.2 在线存储方式应能适应大容最电子档案存储需要，随着电子档案存储容最增加，不影响电子档案管理信息系统访问、运行性能。
8.1.3 在线存储容最应至少满足3年增最需求，避免电子文件的归档因存储容量不足而中断。
8. 1.4 电子档案管理信息系统应依据分类规则逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案。
8.1.5 电子档案管理信息系统应在元数据中自动记录电子档案在线存储路径，方便在线查阅、下载。
8.1.6 宜每天实施增量备份，定期实施全量备份，有条件的企业可实施双机热备或异地应用级灾备。
#### 8.2 离线存储
8.2.1 应以件（含元数据）为存储单元离线存储ERP系统电子档案，存储结构及其说明见图l。

![](/media/202411/PixPin_2024-11-08_22-47-07_1731077238.png)

8.2.2 电子档案离线存储可按年度实施，离线存储介质应至少制作一套，根据异质、异地备份要求，可制作第二套、第三套，并在装具上标识套别。
8.2.3 不同套别的存储载体应分开保存，有条件的企业应将1套置于相距300km以上，不属同一江河流域、同一地震带的地点保存。

### 9 保管
9.1 应采取科学措施对存储载体进行管控，避免存储载体损坏，并防止未经授权的访问。
9.2 电子档案管理信息系统应能跟踪到保管期间对电子档案的相关操作，并在日志中进行记录。
9.3 因技术更新、介质检测不合格等原因需要更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的迁移。离线存储载体管理按照DA/T 38 、DA/T 74 、DA/T 75 的要求进行。
9.4 应每年对ERP系统电子档案的可读性进行评估，形成评估报告；如存在因系统软硬件或其他技术升级、更新导致ERP系统电子档案不可读取的风险，应对ERP系统电子档案进行迁移。
9.5 ERP系统电子档案迁移前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统、格式的可持续性、安全性、经济性评估，并保证迁移过程中ERP 系统电子档案真实、完整，过程可控，防止迁移过程中ERP系统电子档案信息丢失或被非法篡改。

### 10 统计与利用
#### 10.1 统计
应按照全国档案事业统计调查制度及本单位实际需要，对ERP系统电子档案进行统计。
#### 10.2 利用
10.2.1 档案部门应会同业务部门制定详细的电子档案利用权限规定，利用权限应在电子档案管理信息系统中实现。超权限利用时应进行审批，并保证利用过程中电子档案不被非法篡改。
10.2.2 电子档案可根据授权通过电子档案管理信息系统在线或离线提供利用，并通过日志或其他方式记录利用过程，记录信息包括利用者、利用方式、利用目的、档号、文件题名、利用时间等。
10.2.3 可实现具有ERP系统数据特点的业务单据链式检索方式，具体方式如下：
a) 采购业务链检索：订购合同→验收抵库单→业务报支单→付款申请单→记账凭证（应付）；
b) 销售业务链检索：销售订单→发货通知单→装车作业单→质保书→质最鉴定书→异议处理通知单→异议协议书→销账→结算单→记账凭证（应收）。
10.2.4 应实现符合ERP系统电子档案特点的组合检索，参照如下方式：
a) 设备分层检索：公司—厂矿—生产线—区域—设备；
b) 工程项目检索：公司—立项年度—项目类型—项目—项目投资控制分解结构；
c) 报表检索：对归档的ERP报表，按照不同业务子系统划分成工程系统报表、物料系统报表、原料系统报表、质最系统报表、生产系统报表、销售系统报表、设备系统报表等，分别查询检索。
10.2.5 检索结果呈现应包括必要的元数据、电子档案全文和关联关系。

### 11 鉴定与处置
11.1 应根据业务规则组织开展到期电子档案鉴定工作。
11.2 对经鉴定后确无保存价值的电子档案进行销毁，销毁时应先登记、编制清册，并按有关规定履行审批手续后，再将电子档案进行物理删除，物理删除时应由业务部门、档案部门共同监督，销毁清单及记录打印存档。
11.3 经鉴定，仍需继续保存的ERP系统电子档案，应重新划定保管期限，继续保存。

### 12 系统建设
12.1 ERP系统应与电子档案管理信息系统相衔接，具有电子文件归档接口，接口功能见附录B 。
12.2 电子档案管理信息系统功能应符合GB/T 29194 、GB/T 39784 的相关规定，并具有接口功能，接口功能见附录B。

参考文献
[l] GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范
[2] DA/T 46 文书类电子文件元数据方案
[3] DA/T 92 电子档案单套管理一般要求
[4] DA/T 94 电子会计档案管理规范

> 参考文献
[l] GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范
[2] DA/T 46 文书类电子文件元数据方案
[3] DA/T 92 电子档案单套管理一般要求
[4] DA/T 94 电子会计档案管理规范
[5] DA/T 97 电子档案证据效力维护规范[5] DA/T 97 电子档案证据效力维护规范

[【附件】ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范 DA/T 104-2024.zip](/media/attachment/2024/11/ERP%E7%B3%BB%E7%BB%9F%E7%94%B5%E5%AD%90%E6%96%87%E4%BB%B6%E5%BD%92%E6%A1%A3%E5%92%8C%E7%94%B5%E5%AD%90%E6%A1%A3%E6%A1%88%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%A7%84%E8%8C%83_DAT_104-2024.zip)