咸宁市纸质档案数字化操作细则

> 咸档〔2017〕23号
咸宁市档案局关于印发
《咸宁市纸质档案数字化操作细则》的通知
各县（市、区）档案局，市直各单位档案部门：
现将《咸宁市纸质档案数字化操作细则》印发给你们，请遵照执行。
附件：咸宁市纸质档案数字化操作细则
咸宁市档案局
2017年5月22日

### 1 适用范围
本细则规定了纸质档案数字化的总体要求、操作步骤和主要技术指标。
本细则适用于咸宁市各级各类档案部门对纸质档案数字化的管理。
本细则侧重于馆（室）藏文书档案的数字化，其它各门类和载体档案及资料的数字化参照本细则执行。
### 2 依据文件
DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范
《湖北省纸质档案数字化操作规程》(鄂档办〔2014〕56号)
湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则（鄂档〔2004〕46号）
湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法（鄂档〔2010〕41号）
关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知（鄂档办〔2014〕19号）
DA/T 22—2015 归档文件整理规则
DA/T 18—1999 档案著录规则
### 3 总体要求
#### 3.1 基本原则
##### 3.1.1 统筹规划，分步实施
根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分类排序，列出计划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的档案应优先数字化。
##### 3.1.2 分工协作，夯实基础
加强内设机构的分工协作，把夯实档案业务工作基础与档案数字化相结合，开展传统载体档案的清理、整理、鉴定、修复、排重、统计和分析等技术处理工作，为数字化创造有利条件。
##### 3.1.3 加强管理，保障安全
加强数字化流程管理，界定各个环节的职责与任务，堵塞漏洞，确保档案实体和数字化成果的安全。数字化过程中的外包管理、人员管理、场所管理、设备管理、介质管理等，严格按照《咸宁市档案局关于转发国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》（咸档案文〔2015〕23号）的规定执行。
#### 3.2 实施主体
纸质档案数字化的实施主体为各级各类档案馆及机关、团体、企事业单位、社会组织（以下简称“实施单位”）。
纸质档案数字化可由实施单位自行组织人员开展，也可由实施单位采取业务外包的方式委托具有相关资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“服务机构”）完成。
数字化成果的质量验收由实施单位组织开展。
#### 3.3 数字化范围
对全部档案的案卷级、文件级目录进行著录，保管期限为永久和长期（30年）档案的原文进行扫描。涉及国家秘密、工作秘密的档案，需根据《保密法》、《咸宁市档案馆馆藏开放档案鉴定工作细则》要求，对保密期限到期档案解密并进行开放控制鉴定后进行。
数字化过程中形成的工作文档的收集、整理、归档等要求：应收集的文件材料包括纸质档案数字化工作方案、数字化对象审批表、档案出入库登记表、加工流程表、暂不扫描档案登记表、数据质检验收表、数字化项目验收移交清单等。所有文件材料整理后归入全宗卷保存。
委托加工的数字化项目，还应将项目招投标文件、中标通知书、项目合同、安全保密协议等归入文书档案中保存。
数字化过程中原则上应保持全宗档案的完整性。
### 4 操作步骤
数字化的基本环节为：制定工作方案、审批数字化对象、档案出库、档案数字化前处理、目录建库、档案扫描、档案数字化后整理、数据挂接、数据存储、档案还原入库、数字化成果验收移交等。
#### 4.1 制定工作方案
实施单位应对馆（室）藏档案基本情况进行调查摸底，并根据本规范提出的项目管理与技术要求，编制数字化工作方案。方案内容具体包括组织实施方式、安全保密措施、技术标准、项目管理、工作文档管理、数字化成果移交等内容。
#### 4.2 审批数字化对象
实施单位应对数字化对象实行审批制。实施单位的法人或授权代表要签署《纸质档案数字化对象审批表》（附录1）。
#### 4.3 档案出库
实施单位应严格按照库房管理规定办理档案出库手续，逐卷（件）清点后出库，重点档案逐页清点后出库。出库时填写《纸质档案数字化档案出入库登记表》(附录2)。
#### 4.4 档案数字化前处理
4.4.1 工作内容：检查处理组卷、档案修复、页号编制、界定档案文件件数、界定扫描范围；
4.4.2 检查处理组卷。卷内文件不得有成捆成扎装订或装订颠倒、皱褶折角等情况。文件排列有序、无顺序错乱、页面颠倒；无同份文件正文、正文与底稿、处理签分离等情况；鉴于早期档案的特殊性，同一卷中的重复文件，不编计页号、不装订，但应放入原卷中；原案卷编制了页号的，须剔除重份文件后再重新编号，并在重份文件首页注明重件字样。
4.4.3 档案修复。实施单位档案可能有纸张破损情况。对检查中发现的纸张破损档案进行修复，填写档案修复台账。在档案数字化前处理中发现档案有需要去污、去酸、字迹加固恢复等情况，需进行登记，在具备抢救条件下进行专项档案修复。
4.4.4 页号编制。
下列情况重新编制页码：
---案卷未编、错编页号；
---原页号存在几个流水系列，混乱无序，难以识别；
---原页号不连续，存在缺号、重号、无头、无尾号情况。
页号编制规范。视本全宗本时间段原有编号位置确定，已整理编号的传统立卷文书档案和科技档案卷内文件在每页文件正面右下角、背面左下角编写页号的保持不变，新整理编号立卷文书档案和按件整理归档文件在每页文件正面右上角、反面左上角用铅笔编页号。无论立卷整理还是按归档文件整理，横向表格编号以装订线正面右上角，背面左上角。凡有记录信息的页面（包括文件处理签、签发单）都要编页号，空白页不编页号；页号连续，无缺号、重号、无头、无尾号情况；页号清晰易于识别。
已标识“作废”字样的干部调动介绍信等文件不需编页码；报表类文件尾页有如“XXX单位印制”等字样的需编页码；文件上有浮贴的按粘贴顺序编页码。
4.4.5 准确界定每卷档案文件件数。“件”是体现一条著录条目、扫描时作为一份文件对待、检索时作为一个对象的一份文件或若干文件组合。某卷档案件数也是档案管理软件中该卷档案电子目录条数。按下列标准确定“件”：
每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，文件与处理签为一件；请示与批复为一件，转发文与被转发文为一件；
各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件。但按机构或地区或事由集中排列的同一名称的表格 （统计表、人事登记表（卡片）、先进事迹登记表、介绍信存根等 ）组成案卷的，卷内按单位或人名各作一件。
各种报表前有报送通知、函等文件的，文件和报表作为一件；若干分表组成的一套报表，整套报表作为一件；同一内容报表内不同单位填报的，每个填报单位的报表作为一件；统计报表首页有封面的，应作为一件。
简报一期一件；
会议文件每份文件为一件；
会议记录一本（册）为一件（单次整理会议记录的，每次会议记录为一件）；
办理同一事由形成的、一组内容密切相关的文件组合作为一件，如：来信来访的调查办理、案件的调查与处理等。举例：关于撤销张三右派分子的决定[及相关调查材料]。有特殊规定的，从其规定。
4.4.6 准确界定扫描范围。确定并标识每件文件的页码范围、实际需要扫描的页码范围。
除去下列范围文件以外的都确定为扫描范围：
---重份文件；
---成批报表中内容相同的填表说明；
---文件材料中的空白页。
#### 4.5 目录建库
4.5.1 档案案卷目录以“卷”为单位录入，档案文件目录以“件”为单位录入，“件”的界定遵照4.4.5。
4.5.2 必录项目：
案卷目录：案卷级档号、全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、责任者、文件起止时间、件数、页数、保管期限、密级、控制标识、公开范围、档案馆代码、门类、备注。
卷内文件目录：文件级档号、案卷级档号、全宗号、目录号、案卷号、件号、页号、机构/问题、题名、文件编号、责任者、文件时间、页数、保管期限、密级、控制标识、公开范围、档案馆代码、门类、备注。
归档文件目录：档号、全宗号、归档年度、机构/问题、保管期限、件号、题名、文件编号、责任者、文件时间、页数、密级、控制标识、公开范围、备注。
控制标识分为开放、控制。
密级分为秘密、机密、绝密。
公开范围为公开、内部、其他。
4.5.3 题名：
原案卷标题能反映案卷内容并符合著录格式要求的，照原案卷标题著录。原案卷标题不能揭示案卷主要内容的，著录时应根据案卷内容重新拟定标题。自拟的标题应由责任者、事由、文种三部分构成，力求完整、准确、精炼。
原文件标题能够反映文件内容的，照原文件标题著录。原文件标题不能揭示文件主要内容的，著录时应根据文件内容重新拟定题名，并用“[ ]”加以标识。
原文件题名中有“全省（市、县）”、“我省（市、县）”、“各省（市、县）”、“我（厅、局、单位）”、“本（厅、局、单位）”等不规范简称的，应规范录入为“×××省（市、县）”、“×××省（市、县）×××厅（局）”等通用简称，同一地名的用法应保持前后一致。
文件题名涉及数字的，年、月、日及部队番号、工程代号、设备型号等，著录时应采用阿拉伯数字标识。专用名称如“十八届一中全会”、“三个代表”、“‘三八’妇女节”等，照原文著录，不采用阿拉伯数字标识。
简报题名著录为“简报名称期号”，简报内容有标题的，在简报名称期号后加“：”接简报内容标题，简报有多个标题的，应对其内容进行归纳后重新拟定题名。
案卷内文件为名册的，文件题名按每个单位分别拟写。涉及个人信息的文件，人名较多时可简写其中四、五个，后加“等”，并附加阿拉伯数字的总人数，并作好超长题名文件登记。
4.5.4 文号：
文号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，如收（发）文号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的编号、图号、报表编号、证书编号、书（刊）号、产品生产序列号等。
文号的著录，按原文件文号据实著录，联合发文有多个文件编号时，应并列著录。简报期号不得著录在文号中。文号著录中的六角括号不得使用中括号代替。
4.5.5 责任者：
文件责任者按文件上的落款署名或印章单位著录，用全称或统一规范的简称。对于“省（市、县）×××厅（局）”、 “本（厅、局）”、“省（市、县）委”、“省（市、县）政府”等不规范简称的，应规范录入为“×××省（市、县）×××厅（局）”、“×××省（市、县）委”、“×××省（市、县）政府”等通用简称，同一地名的用法应保持前后一致。
多个责任者，选择录入3个重要的责任者，其他责任者可用“等”省略，但全宗单位是责任者的、或文号是责任者单位的，该责任者不能省略，两个以上责任者之间用“；”号隔开。
个人责任者，如领导讲话文件，责任者著录个人姓名，必要时在姓名后加对文件内容负有责任的职务、职称或其他身份，并加“（）”。
文件责任者不得为空。文件没有署责任者的，或者责任者不完整或有误的，要根据文件内容考证责任者，外加“[ ]”。无文头的文件责任者一般为立档单位。不能确定责任者的无头文件和报表类文件无盖章并无法考证，责任者可录为立档单位，录入格式为[****?]。
4.5.6 文件时间：
一般为文件落款日期，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布日期，条约、合同、协议为签署日期，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过日期，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发日期，科研试验报告、学术论文为发表日期，工程施工图、产品加工图为设计日期，竣工图为绘制日期，原始试验记录、测定检验数据为记录日期，照片、录音、录像档案一般为拍摄日期等。
文件时间著录8位阿拉伯数字，如“20130425”，不足位数补“0”，无法考证时间补“0”，如“00000200”，表示文件仅知月份，年、日未知。
4.5.7 保管期限：
案卷目录按案卷封面标注的保管期限著录。卷内文件保管期限一般情况下与案卷相同，但卷内文件单份标明保管期限的，照标示著录。
档案目录与档案实体一一对应，无缺录、漏录、重录、多录以及顺序颠倒、件号错动、件号不连续等情况。目录各著录项目内容完整，文字标点准确无错误。
#### 4.6 数字化扫描和OCR识别
4.6.1 按照档号顺序依次有序开展，按前处理鉴定的每份文件的扫描范围、文件标明的页码顺序进行。扫描的图像文件数量与目录一一对应，不得多于或少于文件目录数量，每份扫描图像文件幅面不得多于或少于应扫描的实体文件幅面，不得出现图像文件、同一图像文件画幅重复、顺序颠倒等情况。
4.6.2 扫描时要保证档案资料的载体安全，根据档案文件的纸张状况与字迹清晰程度，制定适合的扫描操作方式，不得损坏档案原件；对于案卷，拆卷扫描；对于铅印胶粘的归档文件，以及书刊等印刷出版物保持原装订方式扫描，不得裁剪后扫描。对于纸张较薄或较脆容易破损的文件，应使用平板扫描，不可使用ADF扫描。不得对大页文件、连页文件进行纸张裁剪、分割后扫描。
4.6.3 扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整；遇有浮贴时，浮贴加原页扫 1 页，浮贴揭开之原页扫1 页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描；档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。
4.6.4 扫描参数。扫描分辨率≧300dpi。扫描的色彩模式应高于或等于24位真彩色模式。特殊纸张或档案原件清晰度不高的，需调整分辨率、亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。图像文件以单页TIFF格式存储，可选择LZW压缩模式进行无损压缩。同时存储OCR识别转换的PDF格式图像。
4.6.5 图像处理。扫描后的图像需进行纠偏、去污、裁边。以达到视觉上基本不感觉偏斜为准，文件的倾斜度控制在不超过1°的范围之内，对诸如报表或其他表格类等方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。图像页面不残留黑点、黑线、黑框、黑边等杂质，清晰干净，深不结块，浅不断线、四边干净（在30%的比例下看不到污点），但原件上的污痕、渍点或褐斑等，可保持其原貌。裁边应保留纸张四周的原貌。大幅文件一般用大幅扫描仪扫描，确实无法做到完整一幅扫描的，分幅扫描后须拼接为单一图像，拼接后的图像与档案原件在视觉上完全一致，无拼接痕迹，不重不漏，保持整体性。
4.6.6 扫描图像文件的命名规则和存储格式：
（1）命名规则：档号+“#”+排列顺序号+稿本代码.TIF(JPG、PDF)
其中“稿本代码”规则为：A-正文；B-定稿；C-底稿；D-处理签；E-其它。
档案门类代码：文书、照片、录音、录像、科技、专业的门类代码分别为“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、专业门类需要复分的，应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和国家基本专业档案目录执行。
例1：按传统立卷方法整理的。17号全宗、W1目录、第20卷、第2件文书档案共有10页，其中包含一份批复（处理签1页、正文2页）、一份请示（正文3页、处理签1页、底稿3页），则扫描形成的10个图像文件依次命名为：
017-W1-020-002#001D.TIF(JPG、PDF) (批复处理签第1页)
017-W1-020-002#002A.TIF(JPG、PDF) (批复正文第1页)
017-W1-020-002#003A.TIF(JPG、PDF) (批复正文第2页)
017-W1-020-002#004A.TIF(JPG、PDF) (请示正文第1页)
017-W1-020-002#005A.TIF(JPG、PDF) (请示正文第2页)
017-W1-020-002#006A.TIF(JPG、PDF) (请示正文第3页)
017-W1-020-002#007D.TIF(JPG、PDF) (请示处理签第1页)
017-W1-020-002#008C.TIF(JPG、PDF) (请示底稿第1页)
017-W1-020-002#009C.TIF(JPG、PDF) (请示底稿第2页)
017-W1-020-002#010C.TIF(JPG、PDF) (请示底稿第3页)
例2：按《归档文件整理规则》整理的。咸宁市档案馆（代码：442140）第29号全宗、2016年、办公室。保管期限为30年的第3件文书档案共有10页，其中包含一份批复（处理签1页、正文2页）、一份请示（正文3页、处理签1页、底稿3页），则扫描形成的10个图像文件依次命名为：
029-WS·2016-D30-BGS-0003#001D.TIF(JPG) (批复处理签第1页）
029-WS·2016-D30-BGS-0003#002A.TIF(JPG) (批复正文第1页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#003A.TIF(JPG) (批复正文第2页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#004A.TIF(JPG) (请示正文第1页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#005A.TIF(JPG) (请示正文第2页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#006A.TIF(JPG) (请示正文第3页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#007D.TIF(JPG) (请示处理签第1页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#008C.TIF(JPG) (请示底稿第1页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#009C.TIF(JPG) (请示底稿第2页)
029-WS·2016-D30-BGS-0003#010C.TIF(JPG) (请示底稿第3页)
（2）图像文件存储
存储规则：分档案馆代码、全宗号、分类号、年度、档号五个层次建立文件夹，用于存储规范命名的图像文件。
示例： 咸宁市档案馆（代码：442140）第17号全宗文书档案1984年1号目录第20卷的第2件的10个图像文件及2016年办公室30年保存的第3件的10个图像文件的存储格式分别如下：
![](/media/202512/2025-12-15_211342_8235860.4094357544365892.png)
4.6.7 对图像OCR识别制作PDF时，保证图像完整。PDF文件应添加水印：“xxx档案馆（室）”标识。
#### 4.7 档案数字化后整理
4.7.1 工作内容：组卷完整、项目规范、更换案卷封皮、档案装订等。
4.7.2 组卷完整。案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表配套齐全。
4.7.3 项目规范。案卷封面、案卷背脊上的全宗名称、类别、题名、件页数、起止日期、保管期限、档号等项目填写完整，字迹清晰工整。
4.7.4 更换案卷封皮.
4.7.4.1 标准要求：
卷皮破损严重，不便于保护档案或再次装订；
重新撰写了案卷题名，或者案卷封面、脊背项目更改较多，对案卷外观有影响；
馆（室）藏档案装具为白卷皮、软卷皮的，加套新档案盒。
项目实施中出现其他类型档案需要更换档案卷皮的，由实施单位与服务机构现场确定。
4.7.4.2 更换卷皮时，案卷题名符合规范要求的，可将原卷皮案卷题名誊写到新卷皮即可，原案卷题名中不规范的责任者须更改为全称或规范简称。原案卷缺少题名或题名不正确、不准确、不规范的须重新按责任者、事由、文种三要素拟写案卷题名（50字以内）。
4.7.4.3 卷皮封面项目允许直接打印或手写、盖章。旧案卷封面加以利用的如若粘贴重写必须使用档案专用浆糊，使用与卷皮同色系无酸纸，纸张粘贴紧密均匀、不起皱、无气泡、不斜不歪，贴纸大小、格式及具体位置与实施单位商定。案卷封面如若手写，使用毛笔和耐久字迹材料，字体美观、规范、清晰。
4.7.4.4 案卷背脊项目直接打印、手写或盖章，字体字号一致、清晰，多卷排列时，相同项目整齐划一。
4.7.4.5 卷内文件目录要求：
卷内文件目录项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等七项。
表头部分增加：案卷级档号项目。字号字体：标题使用小标宋小二号，表头使用宋体小四号，正文使用宋体五号。
![](/media/202512/2025-12-15_211416_7688350.17962190594895633.png)
所有案卷重新打印卷内文件目录。原案卷中档案文件为16开尺寸的，可按比例缩小目录纸张尺寸，用16开纸张打印。
卷内文件目录打印，以著录和修改后的目录数据为准。卷内文件目录与文件一一对应，无缺件、重件、多件等；各项目完整、无错；字迹清晰，易于辩认；纸张无破损、装订无颠倒。
重新打印卷内文件目录后，原卷内文件目录应保留在卷中，按新目录在前、旧目录在后排列。
4.7.4.6 案卷备考表。如果原案卷无备考表，或者原备考表破损、或记录满幅的，则须加置或换置新的备考表。换置新的备考表时，原备考表内容须转录到新的备考表中来,加置备考表将原备考表与新备考表同时装订，按旧的备考表在前，新的备考表在后排列。
4.7.5 档案装订。硬卷皮、软卷皮案卷装订“三孔一线（棉线）”，孔距7－8cm或原孔返回，线结在背；卷皮不压字，针对不同方向打开的档案分别要求文件右齐、下齐或文件左齐、下齐；案卷装订牢固，文件不松动，不凌乱不掉页。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。恢复装订时，应注意保持档案文件准确无错动，分类无变化。卷内文件的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
更换为软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。一盒一卷的，卷盒封面、背脊填写按照硬卷皮执行。一盒多卷的，卷盒背脊“案卷号”填写“起止案卷号”，卷盒封面只填写“全宗名称”和“类目名称”。按立卷方法分类立卷后，按件装订装入卷盒的，每份文件装订后应加盖档号章。
归档文件装订用缝纫机扎边或扎角，特厚文件按“三孔一线”线装。扎线不得使用化学线。装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。扎线整齐美观，走线平直，无虚线、断线，不松散、不压字。文件左齐、下齐。小篇幅文件处理签可左对齐大幅文件折叠扎线后能展开阅读。若扎边，装订线左边距、上下边距不大于1厘米；若扎角时，扎在左上角。原来已经胶粘、无附页的文件，以及书刊等印刷出版物保持原装订。归档文件合装应加盖归档章。
#### 4.8 数据挂接
4.8.1 数据挂接。将目录和扫描图像导入实施单位档案管理软件中，并一一对应挂接。根据实施单位所使用的档案管理软件功能实际情况，服务机构应负责提供批量挂接方案和技术，研究解决批量挂接问题。
4.8.2 挂接的图像，同一全宗同一目录（或年度）应选择同一种格式，整体保持一致。挂接以一个目录（卷内文件）或一个年度（归档文件）的档案为单位进行挂接。
4.8.3 数据挂接完整无缺，不漏件，不漏页。
4.8.4 扫描件页数、件页号----档案实体件页数、件页号----目录数据库中件页数、件页号三者完全一致。
4.8.5 挂接后检查数据是否正确。如果有一条不对，则需全部检查或重新挂接。
4.8.6 挂接后系统运行正常。
#### 4.9 数据质检
4.9.1 采取按批次随机抽检方式安排质检任务，各单项抽检率不低于10%。
4.9.1.1 档案实体验收比例及合格率要求:档案实体验收比例100%。合格率计算公式：（检查档案数/全部档案数）*100%。档案实体验收合格率=100%，则验收合格。
4.9.1.2 目录著录的验收比例及合格率要求:目录抽检率不低于10%。合格率计算公式：（抽查合格目录数/抽查的全部目录数）*100%。目录合格率≥98%，则验收合格。
4.9.1.3 扫描图像的验收比例及合格率要求：图像抽检率不低于10%。合格率计算公式：（抽查合格图像数/抽查的全部图像数）*100%。图像合格率≥98%，则验收合格。
4.9.1.4 数据挂接验收比例及合格率要求：数据挂接抽检率不低于10%。合格率计算公式：（抽查合格文件数/抽查的全部文件数）*100%。挂接合格率=100%，则验收合格。
4.9.1.5 OCR识别成果的验收比例及合格率要求： OCR识别后的文件抽检率不低于10%。合格率计算公式：（抽查合格文件数/抽查的全部文件数）*100%。识别合格率≥95%，则验收合格。
4.9.1.6 数据存储备份验收比例及合格率要求：备份光盘抽检率不低于10%。合格率计算公式：（抽查的合格光盘数/抽查的全部光盘数）*100%。备份合格率=100%，则验收合格。
整体验收合格。各分项验收全部合格，则项目整体验收合格。有一项验收不合格，则项目整体验收不合格，整批数据退回改正或重新加工。
4.9.2 对抽取的目录数据，对照档案实体，逐条检查完整性、规范性、一致性，并检查与其挂接的图像文件的一致性、数量、排列顺序及该图像文件的命名格式、分辨率、色彩模式、图像格式、完整性、偏斜度、清晰度、整洁度等指标，将检查情况据实在《纸质档案数字化加工流程表》（附录3）中填写，记录检查过程。
质检合格，填写《纸质档案数字化数据质检验收表》（附录5），作为数字化成果验收移交凭据。
#### 4.10 档案入库
对准备入库的档案实体进行质量检查，不合格的,应退回重新装订。检查内容包括是否缺页、页面脱落、排列顺序紊乱、压字、整齐等，将检查情况据实填写在《纸质档案数字化加工流程表》（附录3）中。检查合格，续填《纸质档案数字化档案出入库登记表》（附录2），履行档案实体入库手续。
#### 4.11 数据存储
4.11.1 将电子目录、扫描原始图像、原始图像OCR识别转换后制成的PDF图像、电子目录与扫描图像导入档案管理软件后形成的软件系统数据等四种数据，采取异质异地方式，用国际档案级光盘一式三套刻盘和移动硬盘存储。
4.11.2刻制光盘前，必须制定刻盘方案（刻盘方案就是指拟将哪些数据存储在一张光盘中、起止档号、数据容量大小等方案），以免数据被分割储存或光盘容量浪费。服务机构在刻制光盘前，须将刻盘方案交实施单位审查同意。光盘封面黑色喷墨打印档号标签。传统立卷档案标签内容包括全宗名称、全宗号、目录号、起止年度、起止卷号、ABC套别标志、刻盘备份日期等内容。
用光盘存储数据时，图像存储按照前述规则进行存储。以一张光盘存足存满为原则，同一卷档案信息一般不得分开存储在两张光盘内。
对于案卷档案，当一张光盘存储不了一个目录档案的全部图像，可分装多张光盘。当一个目录档案的全部图像存入一张光盘后，光盘容量仍有很大剩余，为节约光盘，可将多个目录档案的目录和图像储存在一张光盘中，分建多个文件夹。
对于归档文件，当一张光盘存储不了一个年度全部图像，则按保管期限分装多张光盘，相应每张光盘中的文件夹命名加上机构问题-保管期限标识。当一个年度档案的全部目录和图像存入一张光盘后，光盘容量仍有很大剩余，为节约光盘，可将多个年度档案的目录和图像储存在一张光盘中，分建多个文件夹。
4.11.3 刻制光盘时，与目录、图像一起存储本张光盘说明文档（txt格式），说明文档内容包括本张光盘存储的数据对应的实体档案档号、存储数据数量、容量大小、与本张光盘内容有紧密联系的其它数据存储情况。
4.11.4 光盘数据应与原始数据完全对应；光盘数据与光盘封面标签标明内容完全相符。数据可阅读，可拷贝利用。
4.11.5 备份光盘外观完好，无污秽，无划痕。
#### 4.12 数据迁移
将已经产生的档案数据（主要是指存放在现有档案管理系统中的档案数据）迁移到新的档案管理系统中，包括档案目录信息及其对应的电子文件信息，同时应使得迁移后的档案数据符合新档案管理系统的管理模式。
#### 4.13 数字化成果验收移交
应依据数字化工作方案、项目合同书、数据质检验收表等对数字化项目做整体鉴定、验收，填写《纸质档案数字化项目验收移交清单》（附录7），一式两份，由交接双方共同签署，交接数字化成果。存储介质包括移动硬盘和光盘。应在存储介质上编制《纸质档案数字化成果数据备份标签》（附录6）。
### 5 其他要求
#### 5.1 保密
实施单位与服务机构签订保密协议。服务机构内部层层签订保密责任制。项目实施前，应对所有项目参与人员进行岗前安全保密培训教育。
5.1.1 实施单位在进行档案数字化加工时，应严格按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，建立健全工作制度，加强内部监督检查，确保档案在整理、数字化加工及交接、存储等工作流程中的安全。
5.1.2 实施单位在开展数字化外包工作前，应明确服务机构的工作职责和任务，审核服务机构资质和档案中介机构备案手续，签订数字化外包合同和保密协议，并将档案数字化外包工作基本情况（数字化档案数量、种类和内容、数字化整理方案、数字化服务机构资料、数字化外包工作人员资质与身份信息、外包合同和保密协议等）报同级档案行政管理部门备案后开展数字化外包工作。
5.1.3 实施单位进行数字化外包的档案必须经过严格筛选，严禁涉密档案私自外包，涉密档案的数字化加工应按照保密部门的要求进行。
5.1.4 档案行政管理部门要加强对档案数字化工作的业务指导，不定期对实施单位档案数字化外包的质量状况、加工场所安全管理、设施设备配置等情况进行检查，对检查发现不符合《档案数字化外包安全管理规范》要求的档案数字化外包予以暂停，待整改合格后方可继续进行数字化加工。
#### 5.2 场地及设施设备
5.2.1 实施单位和服务机构应确保档案的完整、安全和保密，项目需在实施单位指定场地内进行实施，并提供满足人员工作及设备摆放的场地及数据服务器等核心存储设备。除此外，实施本项目所需的其它设施设备，由实施单位与服务机构根据要求和规范协商解决。
5.2.2 服务机构负责合同期内数字化场地管理，一般应指定场地负责人、安排值班，禁止无关人员进入，保证工作场地安全、整洁；现场无人时，电器设备必须断电。
5.2.3 服务机构员工在数字化加工过程中应做到下班时将档案及时入柜，非工作时间工作台面不得堆放档案。档案整理完毕，经验收合格后，及时入库。
5.2.4 工作台面档案材料应摆放整齐，不应乱放。在项目实施过程中，更换或作废的档案的套盒、案卷封皮、卷内文件目录、备考表、重份文件等，必须有序存放保存，由服务机构项目负责人清点后交实施单位处理。禁止将档案资料带出加工现场。
5.2.5 服务机构员工不得将易燃易爆、污染物、液体流动物等可能危及档案安全的、与工作无关的物品以及生活用品带入工作现场或将工作场地物品携带出门。不在工作现场进食，饮用水杯、手机等通讯工具不得放于工作台面，集中存放。
5.2.6 服务机构不得在现场从事与本项目无关的其他工作。工作现场接受实施单位监督。
#### 5.3 员工素质
5.3.1 为保证档案数字化质量，服务机构派驻本项目的员工须具备高中以上学历,其中项目经理、核心技术人员应具备大专以上学历并具有相关从业经历及管理经验。档案数字化前、后处理以及目录录入人员应具备档案岗位培训资质。
5.3.2 服务机构应根据实施单位档案实际情况，对参加项目的员工进行岗前培训。应保持项目实施中员工相对稳定。实施单位应对服务机构派驻员工登记备案。
5.4 项目进度
5.4.1 设定工期。服务机构应根据自身管理经验、人员设备状况、加工能力等实际情况，合理安排。
5.4.2 为了便于实施单位管理，在项目实施过程中，服务机构每天工作时间原则上与实施单位工作时间同步。确需加班的，应与实施单位提前协商。
5.4.3 服务机构应在约定时间内进场开展工作，按档案数字化计划实施项目，按全宗、目录、案卷、文件顺序依次有序进行，并保持工作的连续性，不选择性、跳跃性、间歇性数字化。
5.4.4 整体完成档案数字化过程中相互衔接的各个环节工作，包括制定档案数字化前处理、目录建库、档案扫描、档案数字化后整理、数据挂接、数据存储、档案还原入库、数字化成果验收移交等工作，不得自行舍弃其中某个或多个环节。
### 6 附则
本规程由咸宁市档案局负责解释。
本规程自2017年6月1日起实施。